Die Bedeutung des Tools zur Simulation der Arbeitsbelastung in der Verkaufsstelle

Wie unterstützt die Timeskipper-Plattform Marken und Verkaufsstellen bei der Saisonvorbereitung, der Eröffnung eines neuen Geschäfts oder eines Drive, der Übernahme von Marktanteilen von einem Konkurrenten, der eine Zeit lang geschlossen war, der Erstellung eines Budgets oder der Anpassung der Öffnungszeiten an die Arbeitsbelastung in den Geschäften?

Die wichtigste Aufgabe einer Verkaufsstelle besteht darin, dem Kunden ein qualitatives Einkaufserlebnis zu bieten, einschließlich Empfang und Service. Um dies zu erreichen, ist eine optimierte Organisation der Arbeit der Teams die entscheidende Voraussetzung. Darunter verstehen wir die Fähigkeit, verschiedenartige Aufgaben zu organisieren, die sich je nach dem erwarteten Paket- oder Kundenvolumen verändern (Kassengänge, Service und ggf. Verkaufsberatung) sowie wiederkehrende Verwaltungsaufgaben (Bestellungen, Instandhaltung der Verkaufsstelle, …).

Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, die Arbeitsbelastung nicht nur vorherzusehen und zu simulieren, sondern sie auch am Vortag und in Echtzeit zu steuern.

Einerseits muss man wissen, wie man die Menge der zukünftigen Arbeit anhand der Daten, die sich auf die Anzahl und Art der Aufgaben beziehen, berechnen kann, und andererseits muss man die Teams so dimensionieren, dass sie diese Arbeitslast abdecken können. Es geht darum, immer die richtige Anzahl von Mitarbeitern zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, um die Kunden bei schwankenden Besucherzahlen gut bedienen zu können und gleichzeitig die Rentabilität des Geschäfts zu erhalten.

Darin liegt gerade die Schwierigkeit!

Wie soll man angesichts der bestehenden Organisation und Teams die richtige Anzahl von Personen für sinkende oder steigende Volumina einsetzen? Wie entscheidet man über die Neuverteilung von Aufgaben, wenn man eine Unter- oder Überlastung voraussieht? Wann sollte man Mitarbeiter einstellen bzw. nicht ersetzen? Wie beurteilt man, ob es sinnvoll ist, Aufgaben aufzuschieben oder nicht?

Ein wichtiges Thema, dessen Beantwortung in der Vorhersage, Simulation und Steuerung der Arbeitsbelastung in den Filialen liegt.

I/ Simulation der Arbeitsbelastung, um Entscheidungen im Voraus zu treffen

I-1. Antizipation der Saisonalität dank der Vorausplanung der Arbeitsbelastung

Nehmen wir als Beispiel einen Baumarkt. Während der Hochsaison empfängt die Verkaufsstelle mehr Kunden in der Verkaufsfläche, bietet mehr Produkte an (Gartenmöbel, Grills, …) und die Teams müssen zusätzliche Aktivitäten bewältigen, wie z. B. die Animation der speziellen Saisonbereiche. Ein Lebensmittelgeschäft in einem Touristengebiet muss aufgrund der Hochsaison die Mehrarbeit der Teams einplanen, die mit der Zunahme des Produktvolumens und der Einrichtung von Saisonabteilungen zusammenhängt.  In jedem Fall steigt die Arbeitsbelastung an.

Die Timeskipper-Lösung ermöglicht es, während des Zeitraums die Entwicklung des zukünftigen Produktvolumens, das mit der Umsatzsteigerung verbunden ist, oder die Entwicklung der Verkaufsstunden zu bewerten. Anschließend erstellt das Tool auf der Grundlage der bestehenden Teamorganisation und unter Berücksichtigung der Urlaubszeiten die Aufgabenpläne pro Woche, pro Tag und pro Person. Dann gilt es zu beobachten, wann – d. h. in welcher Woche, an welchem Tag und wie lange – eine zusätzliche Arbeitsbelastung abgedeckt werden muss.  Daraus ergibt sich die Fähigkeit, die Anzahl der Personen, die zur Abdeckung der zusätzlichen Arbeitsbelastung eingesetzt werden müssen, entsprechend einplanen zu können! 

Auf diese Weise werden die beiden Phasen der Saisonalität bestimmt:

1-Der geplante Anstieg der Arbeitsbelastung, um festzustellen, wann die Aktivität zusätzliche Personen erfordert, um die Qualität des Empfangs, der Dienstleistung und der Führung des Ladens aufrechtzuerhalten. Dies besteht für die kommende Saison darin, dass täglich X Personen stundenweise hinzukommen, um die Auslastung der Mitarbeiter – unter Berücksichtigung ihrer Ferien – zu optimieren und die Kunden bestmöglich zu bedienen.

2- Vorausplanung des Rückgangs der Arbeitsbelastung, um zu wissen, wann man sich von Zeitarbeitsverträgen trennen sollte, um die Rentabilität am Ende der Saison nicht zu verschlechtern.

I-2. Simulation der Arbeitsbelastung unterstützend für die Bindung neuer Kunden, im Zusammenhang mit der vorübergehenden Schließung eines Konkurrenten

Wenn eine Verkaufsstelle der Konkurrenz in einem Einzugsgebiet für eine bestimmte Zeit geschlossen werden muss, z. B. wegen Bauarbeiten, ist es entscheidend, die Verschiebung der Kunden zu antizipieren, um die Chancen auf Marktanteile zu nutzen! Es ist hier unbedingt erforderlich, eine optimale Organisation aufzubauen, um potenzielle Kunden anzuziehen und zu binden. Eine der Maßnahmen kann z. B. darin bestehen, die Anzahl der Stunden zu erhöhen, die für den Empfang und die Kundenberatung vor dem Hintergrund einer optimalen Servicequalität aufgewendet werden.

In diesem Fall übernimmt die Timeskipper-Plattform ausgehend von den Daten, über die sie verfügt, die Berechnungen über die Entwicklung der Anzahl der zusätzlichen Kunden und des Umsatzes und analysiert dann die Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit. Wenn man auf diese Weise die Arbeitsbelastung simuliert, kann man feststellen, welche Arten von Aufgaben und welche zusätzlichen Tätigkeiten ausgeführt werden müssen, um den Laden attraktiver zu machen, neue Kunden zu binden und natürlich Marktanteile zu gewinnen!

I-3. Simulation der Arbeitsbelastung im Rahmen der Eröffnung oder Vergrößerung einer Verkaufsstelle

Im Fall der Eröffnung oder Vergrößerung einer Verkaufsstelle muss die Vorausplanung über mehrere Achsen erfolgen:

• Berechnung des zusätzlichen Geschäftsvolumens, das durch die Vergrößerung der Filiale entsteht,
• Anpassung der Mitarbeiteranzahl und Umverteilung der Personen entsprechend ihren Fähigkeiten,
• Planung der Einstellung von Mitarbeitern mit den entsprechenden Qualifikationen, um die zusätzliche Arbeitsbelastung abzudecken.

Um den Bedarf bei der Eröffnung einer neuen Verkaufsstelle zu simulieren, sollte innerhalb der Marke/Kette eine Verkaufsstelle identifiziert werden, die hinsichtlich der Fläche und der Art der Kunden vergleichbar ist. Diese Verkaufsstelle ist der organisatorische Dreh- und Angelpunkt, auf den sich die Timeskipper-Lösung stützt, um die Simulation der Aktivitäten in der neuen Verkaufsstelle durchzuführen.

Mit anderen Worten: Je nachdem, wie viele Mitarbeiter es gibt und was jeder von ihnen im Laufe des Tages im Stammgeschäft macht, ist das Tool in der Lage, die richtige Anzahl an Arbeitsstunden und die erforderlichen Fähigkeiten zu ermitteln, um die Aktivitäten der neuen Verkaufsstelle abzudecken, wenn diese nach und nach an Zulauf gewinnt.

Diese Simulation ermöglicht es, die zu Beginn der Tätigkeit benötigte Anzahl der Personen zu bestimmen und eventuell die Anzahl der Personen, die eingestellt werden müssen, um den Anstieg der Nachfrage zu bewältigen … wobei Empfang, Qualität und Dienstleistungen gewährleistet werden müssen, ohne dass die Personalkosten von Anfang an explodieren!

I-4. Die Arbeitsbelastung für die Eröffnung eines Drives im Voraus planen

Es stellt sich folgende Frage: „Wie viel Arbeit entsteht bei der erwarteten Anzahl von Aufträgen, wie sollen die Personen eingesetzt werden, um die Vorbereitung der voraussichtlichen Aufträge zu gewährleisten, und gibt es Spielraum?“

Es ist wichtig, die tatsächliche Arbeitsbelastung vorwegzunehmen aber auch flexibel genug zu sein, um schnell auf Bestellspitzen und die damit verbundene Mehrbelastung in der Vorbereitung zu reagieren.

Die Timeskipper-Lösung berechnet und plant das Arbeitsvolumen, um die Arbeitsbelastung anschließend mit den geplanten Arbeitszeiten der Teams täglich abzugleichen. Damit soll sichergestellt werden, dass genügend Vorbereitungskapazität vorhanden ist, um die Kunden zufrieden zu stellen, und dass man eventuell in der Lage ist, andere Zeitnischen anzubieten.

I-5. Ein korrekte Simulation der Arbeitsbelastung durchführen, um eine aussagekräftige Budgetprognose zu erstellen

Angesichts eines angestrebten Umsatzes besteht die größte Herausforderung darin, die Anzahl der Arbeitsstunden berechnen zu können, die für die Erreichung des Umsatzes erforderlich sind.

Der Vorteil von Timeskipper bei der Budgetplanung besteht darin, mit dem vorhandenen Team und der bereits modellierten Organisation sowie deren zukünftigen Entwicklungen die Arbeitsbelastung pro Person, pro Tag und pro Woche vorausplanen zu können.

So kann genau bestimmt werden, wie viele Personen pro Aktivität, pro Bereich, … eingesetzt werden müssen, indem die Organisation der zukünftigen Verkaufsstelle modelliert wird.

I-6. Die Arbeitszeiten der Teams je nach Arbeitsbelastung anpassen

Man kann noch weiter gehen und der Simulation sowohl eine operative als auch eine rechtliche Dimension verleihen, indem man die Arbeitszeiten entsprechend der berechneten Arbeitsbelastung plant.

In einem Bekleidungsgeschäft z. B. fallen verschiedene Arten von Aufgaben an, die alle auf ein einwandfreies Kundenerlebnis hinauslaufen. Ob es darum geht, den Kunden bei seiner Ankunft zu begrüßen, ihn zu beraten, die Regale mit Produkten zu füllen, für ihn an der Umkleidekabine da zu sein oder den Kauf an der Kasse abzuschließen – es ist unerlässlich, einen guten Überblick über die Anwesenheit der Verkäufer zu haben, um sie bei Bedarf in den verschiedenen Bereichen einzusetzen und sie in der übrigen Zeit zu beschäftigen.

Da die Vorhersage der Arbeitsbelastung im Vorfeld durch die Simulation verschiedener Annahmen verfeinert wird, ist es möglich, die Arbeitszeiten im Voraus anzupassen.  So bietet der Shop dem Kunden den besten Empfang und die beste Verkaufsberatung, die Begegnung ist besser gesichert und die Konversionsrate verbessert sich!

Die Simulation der Arbeitsbelastung ermöglicht es, die Teams so aufzustellen, dass die Aktivität abgedeckt wird.

Doch wie sieht es mit der täglichen Betriebsführung aus?

II- Wechsel zur Steuerung der Arbeitsbelastung am Vortag und in Echtzeit

Die Steuerung der Arbeitsbelastung öffnet die Türen zu einem tagesaktuellen Handlungshorizont, in dem sich die Gleichung zwischen Arbeitsbelastung und Kapazität ständig ändert. Denn ständig wechselnde Mengen, unvorhergesehene Abwesenheiten und unsichere Faktoren wie das Wetter führen dazu, dass sich die erfassten Daten ständig bewegen.

Das Steuerungs-Tool ermöglicht das Management der täglichen Aktivitäten:

• am Vortag wird die Arbeitsbelastung gleichmäßig auf die anwesenden Teams verteilt
• am gewählten Tag wird die Ressourcenzuweisung in Echtzeit an Schwankungen der Auslastung (Spitzen oder Rückgänge der Aktivität) und an Unwägbarkeiten angepasst, basierend auf den neuesten erfassten Informationen.

 Aus operativer Sicht wird durch diese Fähigkeit zu reagieren, indem z. B. bestimmte Mitarbeiter in Bereichen eingesetzt werden, in denen sie benötigt werden, indem die ordnungsgemäße Ausführung aller Aufgaben anhand der aktualisierten Daten überprüft wird oder indem die Auslastung im letzten Moment optimiert wird, die Effizienz verzehnfacht und vermeidet Geldverluste.

III – Simulation der Arbeitsbelastung und Steuerung der Aktivität: Synergie vor dem Hintergrund der ständigen Verbesserung

Mit dem Tool zur Steuerung der Arbeitsbelastung wird die Aktivität der Teams tagesaktuell erfasst. Die Analyse und Wiedergabe in Form von Dashboards stellt eine Fülle von quantitativen und qualitativen Informationen dar, die es vorher nicht gab. Außerdem lässt sich damit der Wert der Gewinne berechnen, die mit den erfassten Stunden verbunden sind.

Die Daten aus diesen Berichten bilden eine solide Grundlage für aggregiertere Prognosen, die das Simulationstool nähren. Es berechnet dann eine neue Arbeitsbelastung auf der Grundlage der Annahmen zur Aktivitätsänderung. Auf dieser Grundlage werden die Teams unter Berücksichtigung der gesetzlichen und persönlichen Einschränkungen dimensioniert.

Schließlich werden die Arbeitszeiten und die Anzahl der Mitarbeiter mit größerer Genauigkeit an das Tool zur Steuerung der Aktivitäten zurückgesendet. Und so weiter… Das Paradebeispiel für eine hochwirksame Synergie!

Letztlich bedeutet Steuerung, über genaue, realitätsnahe Daten zu verfügen und die Fähigkeit zur Vorhersage zu entwickeln. Da sich die Prognose und Steuerung der Arbeitsbelastung durch das Simulationstool gegenseitig bereichern, können die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort und in der richtigen Anzahl eingesetzt werden. Sie sind die wichtigsten organisatorischen Pfeiler für den Einzelhandel und die besten Mittel, um Qualität und Kundenzufriedenheit zu gewährleisten … und die Rentabilität der Filialen aufrechtzuerhalten.

Mit ihrem Prognose-Know-how über Machine Learning und der Entwicklung hochentwickelter Algorithmen für externe Daten unterstützen die Timeskipper-Teams Sie bei der Einführung ihrer Plattform und Ihrer Strategie der kontinuierlichen Verbesserung: Ihre Entscheidungen werden vorausschauend getroffen und sachgerecht angepasst, und Ihre Organisation gewinnt an Effizienz und Qualität.